Reklama

Conperio: Jak poprawnie zmierzyć absencję pracowników?
poniedziałek, 22 lipca 2019 08:46

Pierwszym krokiem w celu trwałego ograniczenia poziomu absencji chorobowej w firmie jest właściwe określenie skali i źródeł problemu. Istnieje kilka różnych narzędzi pomiaru, zależnych od specyfiki danego przedsiębiorstwa, a także sposobów analizy zebranych informacji. Jednak każdy etap tego procesu jest obarczony ryzykiem popełnienia błędu rzutującego na miarodajność wyników.

Jednym z podstawowych zadań działów HR jest obecnie skuteczne zarządzanie absencją pracowniczą i utrzymanie w ryzach jej wysokości. Polska od dawna zmaga się z wysokim poziomem liczby wystawianych druków, znacznie przekraczającym średnią europejską. Generuje to wymierne straty dla firm, a także konflikty i poczucie niesprawiedliwości wśród członków załogi – zwłaszcza gdy L4 staje się sposobem na przedłużenie urlopu, podjęcie dodatkowego zajęcia czy załatwienie prywatnych spraw w godzinach pracy.

Określenie celu pomiaru

Znając skalę problemu oraz czynniki wpływające na liczbę zwolnień lekarskich w określonym czasie, działy HR mogą podejmować coraz skuteczniejsze działania w celu trwałego ograniczenia absencji chorobowej. Decydując się na jej estymację w danej firmie, należy przede wszystkim ustalić cele pomiaru. Mogą być nimi: oszacowanie kosztów nieobecności pracowników, określenie rzeczywistego poziomu absencji, potrzeba zdefiniowania jej przyczyn, bądź charakteru. Dopiero znając cel badania, możemy wybrać odpowiednie narzędzia do jego przeprowadzenia – odwracanie tej zależności jest pierwszym błędem popełnianym w procesie pomiaru absencji.  

- Nie każdy rodzaj pomiaru będzie dostarczał nam pożądanych informacji, dlatego często rekomendujemy cały zestaw różnych systemów – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, największej i najbardziej doświadczonej firmy konsultingowej na polskim rynku. Każde przedsiębiorstwo posiada własną specyfikę, dlatego rodzaj i charakter pomiaru należy dostosowywać indywidualnie do firmy. Ważne jest również ustalenie KPI oraz targetu absencji.

Drugim błędem jest oparcie założeń na błędnych informacjach lub w nierealnym do osiągnięcia czasie.  – Pomiar dokonywany przez firmy bardzo się różni. Wskaźniki wyliczane są najczęściej w oparciu o ewidencję czasu pracy, roboczogodzin lub dni roboczych, co w efekcie nie pozwala na pełną analizę absencji i porównanie jej parametrów do innych przedsiębiorstw. Rodzi to też trudności w definiowaniu problemów absencyjnych, szczególnie kiedy praca odbywa się w systemie czterobrygadowym bądź w wybranych dniach tygodnia – przekonuje Mikołaj Zając.

Różne rodzaje absencji

Absencja chorobowa jest zjawiskiem złożonym i wieloczynnikowym, zależnym od rodzaju wykonywanej pracy, warunków makroekonomicznych, kultury absencji w danej organizacji, wieku oraz płci pracowników. Posiada ona również określoną dynamikę związaną z zachorowaniami sezonowymi.

Wieloletnie doświadczenie Conperio pozwoliło na określenie jej trzech podstawowych rodzajów:

1.    Absencja „naturalna” – powodowana faktyczną chorobą;
2.    Absencja „szara” – nieuzasadniona medycznie (np. przedłużanie zwolnienia pomimo powrotu do zdrowia), często powodowana niewłaściwym zarządzaniem procesami w organizacjach (łatwy dostęp do zwolnień, brak motywacji do pracy etc.). Według szacunków Conperio, od 30 do 70 procent zwolnień ze wskazaniem „chory może chodzić” lub przyznawanych w ramach konieczności opieki nad członkiem rodziny, automatycznie zaliczanych do absencji szarej, jest wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem;

1.    Absencja „zawodowa” (tzw. patologiczna) – generowana przez osoby niezainteresowane podejmowaniem czynności zawodowych, które pozostają maksymalnie długo na zwolnieniach chorobowych.
Odpowiedni system pomiaru umożliwia nie tylko zdiagnozowanie rodzajów absencji występujących w danym przedsiębiorstwie, ale również ich szacunkowej wielkości. W konsekwencji pozwala to wyznaczyć adekwatne targety. Studia przypadków pokazują, że szara strefa absencji, czyli ta, na którą działy HR mają największy wpływ, może wynosić nawet 50%.

Skuteczne narzędzie benchmarkingu

Niedocenianym narzędziem w kontekście mierzenia absencji jest benchmarking. Odpowiednio prowadzony (wspólne wskaźniki dla wszystkich przedsiębiorstw) pozwala na ocenę bieżącej sytuacji w szerszej perspektywie. Systematyczna analiza porównawcza pozwala wprowadzić najefektywniejsze ulepszenia mogące pomóc organizacji w uzyskaniu przewagi konkurencyjnej. Jednym z najczęściej popełnianych błędów w tym zakresie jest zestawianie różnych metod pomiaru, uwzględniających odmienne rodzaje zwolnień lekarskich. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę wielkość targetu, dla którego badamy wskaźnik absencji – nie należy porównywać grup istotnie różniących się wielkością.

Absencja jest zjawiskiem, które obserwujemy i opisujemy w ujęciu historycznym – rzadko skuteczne okazuje się jej prognozowanie. Przedziały czasowe objęte analizą dzielimy na:

1.    krótkookresowe – tydzień lub miesiąc;
2.    średniookresowe – kwartał;
3.    długookresowe – pół roku lub rok.

- Także w tym aspekcie należy zachować ostrożność, pamiętając o podziale badań ze względu na długość obserwowanego okresu. Nie należy porównywać wartości otrzymanych z badań krótko- i średnio- bądź długookresowych – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio.
(AW, źródło: Conperio)

 

Supra Brokers: Rafał Holanowski przestał pełnić funkcję prezesa

Firma brokerska Supra Brokers poinformowała, że wraz z wkroczeniem w nowy etap rozwoju, którego kierunek wyznacza ekspansja na nowe rynki i nowe...


czytaj dalej

Signal Iduna: Krzysztof Konstanciuk szefem Biura Sprzedaży Korporacyjnej

4 listopada Krzysztof Konstanciuk objął stanowisko Managera Sprzedaży Korporacyjnej Signal Iduna Polska. W ramach swoich obowiązków będzie...


czytaj dalej

UE: Koniec prania na zielono

Ministrowie finansów Unii Europejskiej są gotowi przyjąć nowe zasady wymagające od zarządzających aktywami, ubezpieczycieli i funduszy...
czytaj dalej

Lloyd’s: Jedno ciało kierownicze

Ubezpieczeniowy i reasekuracyjny rynek Lloyd’s ogłosił swoją decyzję połączenia Rady Lloyd’s i Zarządu Franczyzy. Połączenie wejdzie w życie 1...


czytaj dalej

Rynek ubezpieczeń: PZU przyjrzy się AXA i mBankowi

Grupa PZU rozważy możliwość przejęcia aktywów AXA, które ewentualnie zostałyby wystawione na sprzedaż, oraz mBanku. Zakład nie myśli o sprzedaży...


czytaj dalej

UFG: Powstanie nowy system przekazywania akt szkodowych

Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (UFG) rozpoczyna budowę systemu ułatwiającego ubezpieczycielom przekazywanie akt szkodowych. Pierwszym etapem...


czytaj dalej

 

Adres redakcji

ul. Bracka 3 lok. 4
00-501 Warszawa

email redakcja@gu.com.pl

Gazeta

Prenumerata
E-wydanie

Firma

Redakcja
Reklama

Ogłoszenia

Podcast

Zamów newsletter
Facebook