ZUS jak UOP
sobota, 11 listopada 2000 10:08
Dowody osobiste, książeczki wojskowe, legitymacje ubezpieczeniowe, dyplomy ukończenia studiów już wkrótce będą wędrować od pracodawców do ZUS. Organ rentowy, bojąc się fałszerstw, domaga się oryginałów dokumentów potwierdzających zatrudnienie. Jednak nie wiadomo, czy zarówno pracodawcy, jak i organy rentowe są przygotowani do tak wielkiej akcji przesyłania milionów oryginalnych dokumentów. Nie wiadomo też, czy ZUS nie łamie przy okazji dwóch ustaw – o ochronie danych osobowych oraz o ewidencji ludności i dowodach osobistych.
Rozpoczęła się wielka akcja wyliczania kapitału początkowego, który będzie dodatkiem do przyszłej emerytury osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. Wyliczenie kapitału początkowego będzie dokonywane wyłącznie na podstawie oryginalnych dokumentów potwierdzających zatrudnienie i wysokość zarobków. Wśród dokumentów, które ZUS uznaje jako wiarygodne, są: świadectwa pracy, druki Rp7, książeczki wojskowe, legitymacje ubezpieczeniowe, dowody osobiste. Jednak w najtrudniejszej sytuacji będą osoby, które mają potwierdzenie stażu pracy w dowodzie osobistym. W takim przypadku pracownicy będą musieli przekazać dowody swojemu pracodawcy. Ten zaś przekaże je do ZUS, który dopiero zrobi kserokopię dokumentu. Nie wiadomo, jak długo dokument będzie przetrzymywany przez ZUS i jakie to spowoduje konsekwencje prawne dla osób pozbawionych dowodu tożsamości.

– Pracownik jest zobowiązany do udokumentowania okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków otrzymywanych w tych okresach oryginalnymi dokumentami – zauważa Teresa Guzelf, dyrektor Departamentu Ubezpieczeń Społecznych z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. – Jednak już w czasie przygotowania rozporządzenia pojawiły się wątpliwości, na jakim poziomie należy poświadczać oryginalność dokumentów. ZUS udowodnił, że przy dzisiejszej technice kserograficznej fałszerstwa mogą być poważnym problemem. A jedynie pracownicy ZUS mają wystarczająco duże doświadczenie, żeby ocenić wiarygodność dokumentów.

Wydanie przez ministra pracy rozporządzenia dotyczącego zasad przekazywania do ZUS dokumentacji, będącej podstawą wyliczenia kapitału, niewiele wyjaśniło. Pracownicy, których pracodawcy zniszczyli dokumenty, nadal mogą się liczyć z przykrymi niespodziankami. Udało się nam dotrzeć do instrukcji wewnętrznej Centrali ZUS (znak: SEsKP 077-7/2000), wydanej 14 września br. i rozesłanej do wszystkich oddziałów na terenie Polski.

Wezwanie przyjdzie nagle

Pracodawcy, którzy płacą składki za swoich pracowników, muszą liczyć się z tym, że już w najbliższym czasie otrzymają wezwanie z ZUS „o nadesłanie skompletowanej dokumentacji w celu ustalenia kapitału początkowego dla osób, za które płatnik ten przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne”. Nie otrzymają takiego wezwania zleceniodawcy, osoby fizyczne zatrudniające pracowników, nie wypłacające świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatnicy opłacający składki za osoby współpracujące. Natomiast dokumenty te będą zobowiązani przedstawić płatnicy opłacający własne ubezpieczenie.

Aby oddziały ZUS były w stanie dać sobie radę z operacją wyliczenia kapitału początkowego kilku milionom Polaków, Centrala ZUS zaleca stosowanie następujących zasad:

  • „Po uzyskaniu z Wydziału Ubezpieczeń i Składek danych dotyczących płatników składek, znajdujących się w upadłości bądź w likwidacji, należy dokonać analizy danych o tych płatnikach i o ubezpieczonych. Dla wytypowanych płatników utworzyć – w aplikacji terminarza wysyłania żądań – harmonogramy nadsyłania dokumentacji ubezpieczonych.

W aplikacji tej można także utworzyć harmonogramy dla każdego płatnika składek, jeżeli znane są dane identyfikacyjne płatnika, a mówiąc precyzyjnie: nazwa, adres, NIP, REGON albo PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu”.

Jednak inaczej będą traktowane wielkie firmy zatrudniające po kilka tysięcy pracowników, a inaczej małe. W przypadku płatników o małej liczbie ubezpieczonych organ rentowy będzie miał prawo wezwać do nadesłania dokumentacji wszystkich ubezpieczonych w jednym terminie. Zdaniem szefów ZUS, terminy w harmonogramach przyjmowania dokumentacji powinny być tak rozłożone w czasie, aby zapewniały ciągły i równomierny wpływ dokumentacji ubezpieczonych do oddziału ZUS.

ZUS, chociaż zawsze był bardzo rygorystyczny, tym razem postanowił być wyrozumiały. Centrala ZUS pouczyła oddziały, że w przypadku kiedy płatnik składek bez wezwania nadeśle dokumentację ubezpieczonych – to należy ją przyjąć, a nie odsyłać do nadawcy, oraz zastosować tryb analogiczny, jak w przypadku otrzymania dokumentacji od wezwanego płatnika.

  • Zgodnie z instrukcją ZUS, płatnik składek przekazuje dokumentację ubezpieczonych do jednostki organizacyjnej Zakładu, która wystąpiła z wezwaniem o jej nadesłanie.

„Jeżeli płatnik składek przekaże dokumentację ubezpieczonych do innej jednostki organizacyjnej ZUS niż właściwa (np. do biura terenowego), jednostka ta przyjmuje dokumentację. Na żądanie płatnika jednostka ta potwierdza odbiór dokumentacji”. Gdyby dosłownie potraktować zalecenia ZUS, oznacza to, że pracodawca, przekazujący oryginalne dokumenty swoich pracowników bez potwierdzenia, może mieć poważne kłopoty. Gdyby ZUS zagubił dokumenty (a były już takie przypadki) – na płatnika spadnie odpowiedzialność za ewentualne straty pracownika, który nie będzie miał wyliczonego kapitału początkowego.

W piśmie Centrala ZUS wyjaśnia, że dokumentację wraz z pismem przewodnim płatnika i wykazem ubezpieczonych należy niezwłocznie – przy piśmie przewodnim – przekazać do jednostki organizacyjnej, która wystąpiła z wezwaniem o jej nadesłanie. W przypadku, gdy płatnik składek nie sporządził wykazu ubezpieczonych, których dokumentację przekazał – przyjmując dokumentację – należy sporządzić wykaz zawierający dane identyfikacyjne ubezpieczonych, tj.: nazwisko, imię, datę urodzenia, PESEL lub inny identyfikator (NIP, nr i seria dowodu osobistego lub paszportu). Na wykazie należy także wpisać dane płatnika: nazwa płatnika, NIP, REGON, a w razie braku tych danych – PESEL albo serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

Pismo, przy którym będzie przekazywana dokumentacja ubezpieczonych do właściwej jednostki organizacyjnej oddziału, ZUS ma obowiązek odnotowywać w rejestrze prowadzonym w kancelarii. Rejestr ten powinien zawierać następujące informacje:
  • nazwę płatnika,
  • dane identyfikacyjne płatnika (NIP, REGON, a w razie braku tych danych – PESEL albo serię i numer dowodu osobistego lub paszportu),
  • liczbę ubezpieczonych, których dokumentacja dotyczy,
  • datę wpływu dokumentów,
  • datę przekazania do jednostki organizacyjnej oddziału, która wystąpiła z wezwaniem,
  • nazwę jednostki organizacyjnej oddziału, do której dokumentacja jest przekazywana.

Każda jednostka organizacyjna oddziału przyjmuje wniosek o ustalenie kapitału początkowego, zgłoszony przez osobę zainteresowaną (lub pełnomocnika) i przekazuje do jednostki właściwej.

Jednak najważniejszą sprawą jest nałożenie na oddziały ZUS obowiązku udzielania wszechstronnej pomocy płatnikom składek przy kompletowaniu dokumentacji ubezpieczonych oraz współpracy z płatnikami w tym zakresie. Współpraca powinna przede wszystkim polegać na:
  • zaopatrywaniu płatników w niezbędne formularze,
  • udzielaniu wyjaśnień w sprawach budzących wątpliwości,
  • przedłużaniu terminów nadsyłania dokumentacji ubezpieczonych na prośbę płatnika.

Jeżeli płatnik składek nie nadeśle w wyznaczonym terminie dokumentacji ubezpieczonych ani nie wystąpi o zmianę terminu, należy wystąpić do płatnika z ponagleniem o nadesłanie dokumentacji i wyznaczyć nowe terminy.

Rp7 nie do zwrotu


Archiwiści od dawna kwestionują metody oceny oryginalności dokumentów przez pracowników ZUS. Wielokrotnie zdarza się, że urzędnicy próbują kwestionować dokumenty tylko dlatego, że są zniszczone. Podobne sytuacje mogą się zdarzyć także w wypadku wyliczania kapitału początkowego. ZUS nie będzie przyjmował kserokopii, a dokumenty otrzymane od płatników będą przetrzymywane w ZUS do czasu wyliczenia kapitału początkowego. W instrukcji można bowiem przeczytać:

„Po wydaniu decyzji w sprawie kapitału początkowego (o ustaleniu bądź odmowie ustalenia kapitału), oryginały dokumentów należy za zwrotnym poświadczeniem odbioru przesłać osobie zainteresowanej wraz z decyzją w sprawie kapitału.

Z dowodów przedłożonych do ustalenia kapitału początkowego podlegają zwrotowi dokumenty:
  • świadectwa pracy,
  • zaświadczenia pracy,
  • zaświadczenia wystawione przez urzędy pracy,
  • książeczka wojskowa,
  • wypisy z akt stanu cywilnego,
  • legitymacja ubezpieczeniowa,
  • dowody potwierdzające status repatrianta.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp7 wystawiane jest dla potrzeb Zakładu i nie podlega zwrotowi.”

„Gazeta Ubezpieczeniowa” od 20 miesięcy zwraca uwagę na trudności związane z wyliczeniem kapitału początkowego. Ale dopiero teraz Centrala ZUS zachęca oddziały, aby rozważyły „możliwości nawiązania kontaktów z lokalnymi mediami w celu upowszechnienia informacji o naliczaniu kapitału początkowego ze wskazaniem zasad naliczania oraz rodzaju dokumentów niezbędnych do naliczenia kapitału.” Ciekawe tylko, dlaczego ZUS przez dwa tygodnie nie dał sobie rady z pytaniami naszych Czytelników, które zostały przekazane do Centrali w Warszawie? Czyżby odpowiedź na pytanie wymagała kolejnego rozporządzenia ministra pracy?

Bożena Wiktorowska



Vademecum płatnika
Jeśli jesteś płatnikiem składek i będziesz musiał przekazać ZUS dokumentację niezbędną do wyliczenia kapitału początkowego swoich pracowników, musisz wiedzieć, że:
1) kapitał początkowy ZUS ustala dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., które pracowały oraz były ubezpieczone przed 1 stycznia 1999 r., tj. przed dniem wejścia w życie ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (DzU nr 162, poz. 1118 ze zm.);
2) dokumentacja w celu ustalenia kapitału początkowego powinna zawierać:
– wniosek o ustalenie kapitału początkowego na formularzu: ZUS Kp-1,
– kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych przebytych do 31 grudnia 1998 r. (ZUS Rp 6),
– zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (według wzoru: ZUS Rp7); jako dowód jest także uznawana legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu lub numer NKP w przypadku osób, które indywidualnie opłacały składkę na ubezpieczenie społeczne,
– świadectwa pracy, zaświadczenia oraz inne dowody dla potwierdzenia okresów składkowych i nieskładkowych;
3) płatnik składek przekazuje dokumentację do jednostki organizacyjnej ZUS, która zwróciła się do niego o jej nadesłanie.
Obowiązek kompletowania dokumentacji ubezpieczonych nie dotyczy płatnika składek będącego zleceniodawcą, osobą fizyczną zatrudniającą pracowników nie wypłacającą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatnika opłacającego składkę za osoby współpracujące;
4) jeśli płatnik z ważnych powodów nie może nadesłać skompletowanej dokumentacji ubezpieczonych w terminie wyznaczonym przez ZUS, termin ten może być przedłużony na wniosek płatnika;
5) przekazując dokumentację płatnik podaje swoje dane identyfikacyjne (NIP, REGON, PESEL) oraz sporządza listę ubezpieczonych, dla których skompletował dokumentację;
6) lista osób ubezpieczonych powinna zawierać podstawowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego: nazwisko i imię, datę urodzenia, numer PESEL lub inny identyfikator (NIP, seria i numer dowodu tożsamości lub paszportu);
7) jeśli w jakimś przypadku skompletowanie dokumentacji nie będzie możliwe, np. ubezpieczony zmarł, stosunek pracy został rozwiązany, dokumentacja została już wydana, wówczas płatnik podaje nazwisko i imię ubezpieczonego, jego datę urodzenia, numer PESEL lub inny identyfikator oraz przyczynę uniemożliwiającą skompletowanie dokumentacji.
 

Generali: Joanna Skoczylas nowym rzecznikiem prasowym

Generali Polska zdecydowało się powierzyć Joannnie Skoczylas funkcję rzecznika prasowego grupy.

Zanim dołączyła do Grupy Generali Joanna...


czytaj dalej

KUKE: Arkadiusz Zabłoński nowym członkiem rady nadzorczej

11 września Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Korporacji Ubezpieczeń Kredytów Eksportowych powołało Arkadiusza Zabłońskiego do składu rady...


czytaj dalej

Euler Hermes: Wysokie oceny S&P

22 września Standard & Poor's Ratings Services przyznał ocenę AA-, w zakresie siły kredytowej kontrahentów i siły finansowej ubezpieczyciela,...


czytaj dalej

Singapur: Ubezpieczenia dla budownictwa na rynkach wschodzących

Singapur stał się dla Azji centrum ubezpieczeń ryzyk budowlanych. Firmy ubezpieczeniowe mające siedzibę w tym mieście-państwie szacują, że wartość...


czytaj dalej

PZU: Dziecko hamuje zapędy kierowcy

Zdaniem 73% uczestników badania zrealizowanego w ramach kampanii Fundacji PZU „Kochasz? Powiedz STOP Wariatom Drogowym” obecność dzieci w...


czytaj dalej

Aviva ponownie zwróciła się do rodziców

15 września rozpoczęła się druga odsłona kampanii reklamowej Aviva pod hasłem „Moja obietnica”. W ramach akcji promowane są zarówno ubezpieczenia...


czytaj dalej

Sprzedaż



 

Adres redakcji

ul. Bracka 3 lok. 4
00-501 Warszawa
tel. (22) 628 26 31

email redakcja@gu.com.pl

Partnerzy

OnePressRzecznik UbezpieczonycheGazety.plPIPUiFRaporty UbezpieczeniowePolisowo.pl